Política de Privacidade da Clínica Veterinária

POLÍTICA DE PRIVACIDADE E DE PROTECÇÃO DE DADOS DA NATURAL FRIENDS, LDA

Princípios Orientadores do Tratamento e Protecção de Dados Pessoais pela NATURAL FRIENDS, LDA., de ora em diante, por vezes, também designada apenas por NATURAL FRIENDS

Nota Prévia: A NATURAL FRIENDS, LDA. recomenda a leitura do presente documento a colaboradores, clientes, potenciais clientes, fornecedores, parceiros de negócio e outros titulares que a qualquer outro título com ela se relacionem.

Compromisso

A NATURAL FRIENDS compromete-se a proceder em conformidade com o Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho de 27 de Abril de 2016 – Regulamento Geral da Protecção de Dados (RGPD) e com a demais legislação aplicável em matéria de protecção de dados, nomeadamente a legislação nacional que complementa o RGPD, e como tal a comunicar de forma transparente acerca dos dados pessoais tratados e do tipo de tratamento que efectua, a proteger a segurança, privacidade e confidencialidade dos dados pessoais, a disponibilizar os mecanismos necessários ao exercício dos direitos por parte dos titulares dos dados pessoais sobre esses mesmos dados, a disponibilizar sistemas de segurança destinados a impedir a consulta, modificação, destruição ou adição dos dados pessoais por terceiros não autorizados a fazê-lo e que permitem detectar eventuais desvios de informação, e a desenvolver medidas organizativas destinadas a manter o controlo dos dados pessoais por parte dos seus titulares.

Quem Somos

A NATURAL FRIENDS é a Empresa “Responsável pelo Tratamento” dos dados pessoais dos colaboradores, clientes, potenciais clientes, fornecedores, parceiros de negócios e outros titulares que a outro título com ela se relacionem, e nessa medida é quem decide os dados a serem tratados, os meios de tratamento desses mesmos dados e as finalidades para as quais os mesmos são tratados.

Os titulares dos dados pessoais podem exercer os seus direitos legalmente contemplados em matéria de protecção de dados pessoais, contactando a NATURAL FRIENDS, por contacto telefónico para +351 962639917, ou através de correio electrónico para o endereço geral@naturalfriends.pt

Que Dados Pessoais Tratamos

Conceitos de Natureza Básica

Dados Pessoais são quaisquer informações que, independentemente da sua natureza ou suporte, de forma directa ou em combinação com outros dados, permitem identificar uma pessoa singular.

Pelo que, são Titulares de Dados Pessoais, as pessoas singulares identificadas ou identificáveis, de forma directa ou indirecta, através de quaisquer informações que lhe digam respeito.

Infra, são apresentados em tabela, por um lado as categorias e os tipos de dados pessoais de que tratamos e por outro os meios de recolha dos dados pessoais.

Categorias de Dados Pessoais	Tipos de Dados Pessoais Tratados
Dados de Identificação e Contactos	Nome Próprio Completo, Morada, Contacto Telefónico, Endereço de Correio Electrónico, Número do Documento de Identificação Pessoal, Número de Identificação Fiscal, Assinatura
Dados Biográficos	Data de Nascimento, Sexo, Nacionalidade, Naturalidade, Estado Civil, Habilitações Académicas, Dados Profissionais
Opiniões e Preferências	Comentários na Ficha do Animal Paciente, campos de observações no CRM e websites E-commerce da empresa e em Eventuais Respostas a Inquéritos de Satisfação
Utilização de Website	Páginas visitadas, Informação sobre o Equipamento Utilizado, Endereço de IP, Dados de Tráfego do Dispositivo Móvel através do qual o titular acede à rede de Wi – Fi da NATURAL FRIENDS
Conteúdo	Informação contida nos relatórios de assistências clínicas entre a NATURAL FRIENDS e o cliente
Meios de Recolha dos Dados Pessoais	Veículos de Recolha dos Dados Pessoais dentro de cada Meio de Recolha
Dados Fornecidos pelo Titular dos Dados	Fornecidos directamente pelos titulares, no preenchimento da ficha de cliente, do termo de responsabilidade e consentimento, no relatório/atestado médico, no documento de identificação de animal, na declaração de cedência, na declaração de fiel depositário, nas declarações de deslocação (nomeadamente durante o período de pandemia provocado pela COVID 19) nas declarações de presença, nos formulários de agendamento e ainda na troca de comunicações electrónicas com a NATURAL FRIENDS, na troca de correspondência nos formulários próprios do CRM e Websites E-Commerce da NATURAL FRIENDS, na resposta a inquéritos de satisfação.
Meios de Recolha dos Dados Pessoais	Recolhidos através da utilização do website da NATURAL FRIENDS. Para mais informações sobre o tipo de cookies utilizadas pela NATURAL FRIENDS e os dados recolhidos, consultar a política de cookies publicada no website www.naturalfriends.pt

Obrigatoriedade de fornecimento de Dados Pessoais por parte dos Titulares dos Dados

No âmbito das relações comerciais e contratuais da NATURAL FRIENDS, é obrigatória e necessária a apresentação e recolha de determinados dados pessoais dos colaboradores, clientes, potenciais clientes, fornecedores, parceiros de negócios e outros titulares de dados que a outro título com ela se relacionem, para cumprimento de obrigações contratuais e diligências pré-contratuais ou de outras que decorrem da legislação em vigor. De uma forma geral, se tais dados não forem presentes e fornecidos, a NATURAL FRIENDS terá à partida que recusar a celebração de contrato que enceta as relações laborais, comerciais ou profissionais entre as partes.

Como Tratamos os Dados Pessoais

Tratamento de dados é a operação ou conjunto de operações que se efectuam sobre os dados pessoais, por meios manuais ou automatizados, nomeadamente a recolha, organização, armazenamento, utilização, rectificação, eliminação, consulta, cópia e transferência.

A NATURAL FRIENDS promove o tratamento de dados de forma lícita, legitimada e transparente e estritamente necessária para as finalidades específicas.

Infra, são apresentadas em tabela, por um lado as finalidades de tratamento, por outro lado a forma utilizada para chegar a essa finalidade e ainda os fundamentos de base de licitude para as finalidades pretendidas.

Finalidades de Tratamento	Forma Utilizada para chegar à Finalidade	Fundamento de Licitude
Abertura de Ficha de Cliente	Recolha e registo dos dados pessoais dos titulares, abertura de ficha de cliente	Celebração, Execução e Gestão de Contrato
Realização de Relatórios de Assistência Clínica	Recolha e registo dos dados pessoais dos titulares, elaboração do relatório de assistência clínica	Celebração, Execução e Gestão de Contrato
Gestão de Contactos e Reclamações	Recepção, análise e resposta a pedidos de informação e reclamações por parte de titulares dos dados	Celebração, Execução e Gestão de Contrato
Celebração de Contrato Laboral ou Comercial	Recolha e inserção dos dados pessoais necessários a figurar nos contratos de diferentes naturezas	Celebração, Execução e Gestão de Contrato
Contabilidade	Registo contabilístico	Cumprimento de Obrigação Legal
Gestão de Arquivo Documental	Armazenamento e Organização de documentos em suporte de papel, no arquivo documental, que constituem evidência obrigatória para eventual fiscalização por parte da Autoridade Tributária	Cumprimento de Obrigação Legal
Prestação de Informação a Clientes	Envio de material informativo de carácter diverso no contexto da aquisição ou subscrição de bens ou serviços por parte dos titulares dos dados	Interesse Legítimo
Prestação de Informação a Clientes	Envio de propostas de alteração de condições de bens ou serviços adquiridos ou subscritos pelos titulares dos dados	Interesse Legítimo
Desenvolvimento de Produtos ou Serviços	Recolha e análise de dados pessoais com vista a desenvolver novos bens ou serviços ou adaptar bens ou serviços já existentes tendo por objectivo servir as necessidades específicas dos clientes	Interesse Legítimo
Avaliação da Satisfação e da Qualidade de Serviço	Realização de questionários de satisfação relativamente aos bens e à qualidade dos serviços prestados	Interesse Legítimo
Personalização da Experiência no Website	Utilização de cookies persistentes para registo da actividades e preferências	Consentimento Prévio, Expresso, Escrito, Explícito, Informado, Livre e para Fins Específicos
Marketing Directo	Prestação de informação ou realização de campanhas, através de telefone, SMS, correio, correio electrónico, para estimular a utilização ou promover a aquisição ou subscrição de bens ou serviços	Consentimento Prévio, Expresso, Escrito, Explícito, Informado, Livre e para Fins Específicos

Outros Fundamentos de Licitude

A NATURAL FRIENDS tratará ainda dados pessoais sempre que necessário no âmbito de declaração, exercício ou defesa de um direito num processo judicial ou sempre que os dados pessoais lhe forem solicitados por tribunais quando actuem no exercício da sua função jurisdicional.

Prazos de Conservação de Tratamento dos Dados Pessoais

A NATURAL FRIENDS conserva os dados pessoais pelo tempo necessário e enquanto subsistirem as legítimas finalidades para as quais os dados são tratados com base nos devidos fundamentos de licitude.

Infra, são apresentados em tabela, por um lado os motivos da conservação e por outro lado os tempos de conservação.

Motivos de Conservação	Tempo de Conservação
Cumprimento do Contrato	Período de vigência do contrato. Só se mantêm por períodos superiores à vigência do contrato no caso de ser necessário assegurar direitos ou deveres relacionados com o contrato.
Obrigação Legal, Fiscal ou Regulamentar	Prazos legais de prescrição associados a obrigações legais, fiscais ou regulamentares, ou prazos previstos em legislação especial (ex: 7 anos após relação contratual no âmbito da Lei de Prevenção do Branqueamento de Capitais e Financiamento do Terrorismo).
Conservação de Imagens de Videovigilância	30 dias
Informação Clínica	Até à data da morte do animal, ou se tal se justificar no post mortem para eventual apresentação da informação clínica.

Direitos dos Titulares dos Dados Pessoais

A NATURAL FRIENDS garante o exercício dos direitos dos titulares dos dados.

Infra, são enunciados em tabela os direitos dos titulares dos dados pessoais legalmente previstos, bem como uma breve descrição explicativa de cada um dos direitos contemplados na legislação em vigor.

Direitos dos Titulares dos Dados Pessoais	Descrição do Direito
Acesso	Consiste no direito de obter confirmação de que os dados pessoais que lhe digam respeito e que foram fornecidos à NATURAL FRIENDS são ou não objecto de tratamento e em caso de serem, direito de aceder aos seus dados pessoais e às respectivas condições de tratamento
Rectificação	Consiste no direito de obter por parte da NATURAL FRIENDS rectificação dos seus dados pessoais que se encontrem inexactos ou incompletos
Oposição	Consiste no direito de a qualquer momento e por motivos relacionados com a sua situação particular o titular dos dados pessoais se opor ao tratamento dos seus dados por parte da NATURAL FRIENDS baseado no interesse legítimo da mesma ou de terceiros
Apagamento	Consiste no direito de obter apagamento dos seus dados pessoais que deixaram de ser necessários para a finalidade que motivou a sua recolha e tratamento, ou de retirada de consentimento sobre todos os dados pessoais em caso de se tratar do único fundamento para o tratamento dos dados
Portabilidade	Consiste no direito de receber os dados pessoais que forneceram à NATURAL FRIENDS e às respectivas condições de tratamento, num formato estruturado, de uso corrente e de leitura automática, e o direito de transmitir esses dados a outro responsável pelo tratamento
Limitação	Consiste no direito de obter a limitação do tratamento se contestar a exactidão dos dados pessoais durante um período que permita à NATURAL FRIENDS verificar a sua exactidão, se o tratamento for ilícito e se opuser ao apagamento dos dados pessoais, ou se a NATURAL FRIENDS já não precisar dos dados pessoais para os fins de tratamento, mas esses dados sejam requeridos pelo titular para efeitos de declaração, exercício ou defesa de um direito num processo judicial, ou ainda se tendo exercido direito de oposição, até se verificar que os motivos legítimos da NATURAL FRIENDS prevalecem sobre os do titular dos dados
Esquecimento	Consiste no direito de pedir o apagamento dos seus dados pessoais detidos pela NATURAL FRIENDS desde que não se verifiquem fundamentos válidos para a sua conservação
Não sujeição a decisões exclusivamente automatizadas	Consiste no direito a requer que haja intervenção humana ou contestar decisões baseadas em tratamento de dados pessoais totalmente automatizadas e que possam produzir efeitos significativos nas suas esferas jurídica ou de vida privada, salvo as excepções decorrentes da legislação em vigor
Reclamação junto da CNPD	Consiste no direito de apresentar reclamações junto da CNPD – Comissão Nacional da Protecção de Dados (www.cnpd.pt) relativas à protecção dos seus dados pessoais e aos direitos com estes relacionados

Os titulares dos dados pessoais podem exercer os seus direitos legalmente contemplados em matéria de protecção de dados pessoais, contactando a NATURAL FRIENDS, LDA. através de contacto telefónico para +351 962639917, ou através de correio electrónico para o endereço geral@naturalfriends.pt

A NATURAL FRIENDS, dará, em conformidade com a legislação em vigor, resposta ao pedido de exercício do direito no prazo de 30 (trinta) dias. Em caso de pedidos especialmente complexos a NATURAL FRIENDS informará o titular dos dados pessoais da necessidade de estender o prazo de resposta por um período adicional máximo de 30 (trinta) dias, que seguirá acompanhado de uma devida justificação.

O exercício dos direitos dos titulares dos dados é gratuito, excepto quando ocorrem situações excessivas, anómalas e/ou de má-fé, situações em que a NATURAL FRIENDS informará atempadamente os titulares dos dados acerca das comissões a cobrar e da respectiva justificação.

A NATURAL FRIENDS verificará e confirmará a identidade dos titulares dos dados a cada pedido de exercício de direito, atendendo todos os pedidos de todos os direitos relativamente aos quais se consiga comprovar a identidade do titular, e através de canal que permita manter a evidência do pedido e da resposta ao mesmo.

Dados Pessoais Partilhados

Na NATURAL FRIENDS têm acesso a dados pessoais os colaboradores que deles necessitem para cumprir as diligências ou obrigações contratuais, pré-contratuais e legais da NATURAL FRIENDS, no âmbito da actividade por si desenvolvida. Adicionalmente, os dados pessoais podem ser disponibilizados a entidades terceiras, ou seja a entidades distintas da NATURAL FRIENDS, que os tratará por conta e em nome da NATURAL FRIENDS, na qualidade de Subcontratante, com respeito pelos princípios da protecção de dados pelos quais se gere a NATURAL FRIENDS. A NATURAL FRIENDS poderá ver-se também forçada, no âmbito do cumprimento de obrigações legais, a transmitir os dados pessoais sobre os quais é responsável pelo tratamento aos terceiros que lhe forem indicados.

Infra, são apresentadas em tabela, algumas da entidades terceiras e as razões que levam à partilha dos dados pessoais com essas mesmas entidades.

Entidades Terceiras	Razões da partilha dos dados pessoais com a Entidade Terceira
Organismo Público ou Instituto de Supervisão	Sempre que existe uma obrigação legal de partilha (ex: no decurso de uma investigação ou denúncia)
Subcontratantes	Subcontratantes ou Prestadores de Serviços, que actuam única e exclusivamente em nome, ou sob as instruções da NATURAL FRIENDS (ex: fornecedores de serviços de contabilidade, informática, limpeza, medicina e segurança no trabalho, etc…)

Protecção dos Dados Pessoais

Para a NATURAL FRIENDS a confidencialidade e a integridade dos dados pessoais é considerada um dos pilares fundamentais na construção de relações de confiança com os colaboradores, clientes, potenciais clientes, fornecedores, parceiros de negócios e outros titulares de direitos pessoais que a outro título com ela se relacionem.

A NATURAL FRIENDS tem por isso implementadas medidas organizativas, processos e sistemas de segurança adequados a proteger os dados pessoais, contra a destruição, a alteração indevida e ainda o acesso não autorizado aos dados pessoais.

Neste sentido, a NATURAL FRIENDS desenvolveu algumas políticas, nomeadamente políticas de password e utiliza mecanismos de protecção permanente dos seus sistemas de informação, como sejam a utilização de firewall, procede ao controlo de acesso físico às suas instalações onde se encontram arquivados em suporte físico e em suporte informático os dados pessoais pelos quais é responsável de tratamento, define diferentes níveis de acesso aos dados, em conformidade com a necessidade estrita de quem a eles acede, e realiza com a regularidade necessária acções de sensibilização bem como acções de formação acerca da protecção de dados junto dos seus colaboradores. Por fim, e para garantir que as medidas técnicas e organizativas que implementa são respeitadas e cumpridas, audita regularmente a aplicação dessas mesmas medidas, promovendo após as mesmas alterações ou melhoramentos que se afigurem necessários.

Revisões e Alterações à Política de Privacidade e de Protecção de Dados Pessoais

A NATURAL FRIENDS reserva-se o direito de, em qualquer momento, introduzir à presente política, as alterações que entender por necessárias, de forma a melhor a adequar às melhores práticas de mercado ou a alterações legislativas ou regulamentares que possam vir a surgir. A versão em vigor da política será sempre aquela que estiver impressa para consulta na Clínica Veterinária da empresa e ainda no website www.naturalfriends.pt.

A política será revista anualmente ou sempre que se imponha como necessário. Sempre que as alterações sejam relevantes e substantivas, a NATURAL FRIENDS fará todos os esforços adequados e razoáveis, utilizando os normais e comuns canais de comunicação e contacto com os titulares dos dados, para levar tais alterações ao seu conhecimento.

A presente Política de Privacidade e Protecção de Dados entra em vigor em Setembro de 2021, após ter sido revista, alterada e actualizada a política que se encontrava anteriormente em vigor.

Última atualização Janeiro de 2023.